DATEV in der Kanzlei: sicher arbeiten, auch von unterwegs
Kanzleien haben eine Sonderstellung: Mandantendaten, Verschwiegenheit und eine Software, die Ansprüche stellt. Worauf es bei der IT wirklich ankommt.
von Manuel Pfender
Eine Steuerkanzlei ist IT-technisch ein Sonderfall. Nicht weil dort besonders viel Technik steht, sondern weil drei Dinge gleichzeitig gelten: Es wird mit hochsensiblen Mandantendaten gearbeitet, es besteht Verschwiegenheitspflicht, und die zentrale Software stellt handfeste Ansprüche an die Umgebung.
Die Verschwiegenheitspflicht endet nicht am Kanzleiausgang. Die IT muss das abbilden.
Warum DATEV nicht auf jedem Rechner glücklich wird
DATEV ist keine Software, die man nebenbei installiert. Sie greift ständig auf die Datenbank zu, und genau dort entscheidet sich, ob sie flüssig läuft oder zäh wird. Langsame Datenträger, zu wenig Arbeitsspeicher oder ein überlastetes Netzwerk fallen sofort auf, weil jede Buchung darauf wartet.
Wenn im Team der Satz fällt „DATEV ist heute wieder langsam“, liegt es fast nie an DATEV. Es liegt an der Umgebung, in der es laufen soll. Das ist die gute Nachricht, denn Umgebungen kann man ändern.
Mobil arbeiten, ohne Daten aus der Hand zu geben
Der zweite große Punkt ist der Zugriff von außen. Homeoffice, Mandantentermin, Außenprüfung: Der Wunsch, von überall arbeiten zu können, ist berechtigt. Die Verschwiegenheitspflicht endet aber nicht am Kanzleiausgang.
Die saubere Lösung ist deshalb fast immer dieselbe: Es wird nicht die Datei transportiert, sondern nur die Bildschirmsitzung. Die Daten bleiben, wo sie hingehören. Wer stattdessen Mandantenordner auf private Rechner synchronisiert, spart sich Aufwand und handelt sich ein Problem ein.
Die drei Dinge, die eine Kanzlei wirklich braucht
Eine Umgebung, die zur Software passt. Nicht die größte, sondern die richtige. DATEV belohnt schnelle Zugriffszeiten mehr als reine Rechenleistung.
Einen abgesicherten Weg nach draußen. Mehr-Faktor-Anmeldung und ein definierter Zugang statt gewachsener Einzellösungen.
Ein Backup, das schon einmal zurückgespielt wurde. Alles andere ist eine Vermutung. Der Test gehört zum Backup dazu, nicht in die Zukunft.
Der Zeitpunkt zählt
Ein oft übersehener Punkt: Wann wird angefasst? In einer Kanzlei gibt es Phasen, in denen nichts umgebaut wird. Kurz vor Abgabefristen ist die falsche Zeit für einen Serverwechsel. Wer die Abläufe kennt, plant die Arbeiten in die ruhigen Wochen und nicht in die heißen.
Was das im Detail heißt und wie wir Kanzleien betreuen, steht auf der Seite zur IT-Infrastruktur.
Häufige Fragen
Darf man mit DATEV im Homeoffice arbeiten?
Ja, wenn der Zugang abgesichert ist. Üblich ist ein Terminalserver oder eine vergleichbare Lösung: Es wird nur das Bild übertragen, die Daten bleiben in der Kanzlei. Damit erfüllt ihr die Anforderungen an die Verschwiegenheit und arbeitet trotzdem flexibel.
Warum ist DATEV oft so langsam?
Meist liegt es nicht an der Software, sondern an der Umgebung: zu wenig Arbeitsspeicher, langsame Datenträger oder ein Netzwerk, das an seine Grenzen kommt. DATEV ist anspruchsvoll bei Zugriffszeiten. Wer dort spart, merkt es jeden Tag.
Was passiert bei einem Ausfall mitten in der Abgabefrist?
Genau dafür braucht es ein geprüftes Backup und einen klaren Wiederanlaufplan. Wichtig ist, dass beides vorher getestet wurde. Ein Backup, das noch nie zurückgespielt wurde, ist eine Hoffnung, kein Konzept.
Fazit
Kanzlei-IT ist kein Hexenwerk, aber sie verzeiht wenig. Wer die Umgebung auf die Software abstimmt, den Zugang von außen sauber löst und das Backup wirklich testet, hat die drei Themen erledigt, die im Ernstfall zählen.
Läuft eure Kanzlei-IT rund?
Wir schauen uns eure Umgebung an, messen nach, wo es klemmt, und sagen ehrlich, was sich lohnt. Der erste Termin kostet nichts.
